• 概要
• 導入について

導入について

導入時の課題

突然のライセンス料金更改によりコスト増が免れない

「夢が持て、安心できる社会づくりに貢献する」を経営理念に掲げる株式会社オープンループ（以下、オープンループ）は、人材関連サービス、及びITセキュリティ事業をもとに企業のニーズ・戦略に合わせたサービスを展開する人材総合サービス会社だ。同社では、各グループ企業の経営効率化とコスト管理を行う経理部門的な役割を担っているほか、コンプライアンスおよびリスクマネジメントの強化を実施し、新規ビジネスの開発を展望した環境を整備している。

グループ会社を含む社内システム全般の運用・管理を行っている同社 経営管理本部 情報システム室 室長 笠井一勝氏は「派遣業という業種上、個人情報の取り扱いには特に慎重であり、現場のスタッフも経営陣も情報漏えいには細心の注意を払っています」と話す。

そんな同社では、かねてからクラウド型のグループウェアを運用してきた。従業員の一部は関係企業とのデータのやりとりの中でMicrosoft Excel形式でのデータ提出を求められることが少なくなかったため、Microsoft Office製品と併用しながら業務を行っていたという。

ところが2020年夏ごろ、突然代理店から既存グループウェアのライセンス形態の変更とともに利用料金が上昇することが通知された。ライセンス数が一定数を超える企業に対しては上位プランが適用されることとなり、1アカウントあたりの料金が従来の3倍以上になるという試算内容に、笠井氏も頭を抱えたという。

さらに、代理店からは次の契約更新期日が2021年3月と伝えられ、契約更改によって新たな料金プランが適応されることは避けられない事態に。

「コスト増大はもはや避けられない状況でした。既存グループウェアをそのまま使い続けられず、運用面からもいまさらオンプレミスのメールサーバーに戻る選択肢もないため、新たにビジネスコラボレーション製品の導入を検討することにしました」（笠井氏）

選択のポイント

親和性を評価しMicrosoft 365を選定。
レノボ・ジャパン営業担当者の真摯な姿勢がベンダーの選定ポイントに

さっそくコラボレーションスイート製品の選定を進めるオープンループ。しかし、デファクトスタンダードなコラボレーションスイート製品は、実質的には既存グループウェアとMicrosoft 365の2択だった。さらに、使い慣れているOffice製品の継続利用が可能な点、ユーザー管理に利用していたオンプレミスのActive Directory（AD）との親和性が高い点を考慮に入れ、Microsoft 365を選択することに。

また、以前は取引があったベンダーとコミュニケーションがうまく取れなかったことから同社の要望が伝わりにくく、質疑応答のやり取りもスムーズにいかなかったため、Microsoft 365の移行と同時にベンダーの変更を決意。

ちょうどそのころ、同社グループ会社の人材派遣業の関係でレノボ・ジャパンと取引があり、良好な関係が築かれつつあった。また、別の事業で自治体へ納入する際に、PCやタブレットのキッティングにMicrosoft Autopilotを利用する機会もあり、そのOEMサポートとしてレノボ・ジャパンと連携することもあったとのこと。

「これまでの事業連携によりすでに信頼関係を構築できていたこと、的確な回答と見積が得られたこと、導入コストや運用コストが見合った額だったこと、サポートについても柔軟に対応しようとする姿勢が見られたことなどを総合的に評価し、レノボ・ジャパンをベンダーとして選択することにしました」（笠井氏）

レノボ・ジャパンとの契約を決め、Microsoft 365の導入を進めることになった同社では、移行に伴いメールデータに関する要望を出した。

「当社の従業員はいずれもメールのデータを重視しています。顧客や登録者とはメールでやりとりすることが多いので、それをログとして残しておきたいと考えていました。そこで、以前のメール環境からMicrosoft Exchange Online への移行に際して、各従業員が過去数年分のメールをそのまま移行したいという希望を出しました。この要望に対しても、レノボ・ジャパンは快く受け入れてくれました」（笠井氏）

Microsoft 365導入フェーズにおけるレノボ・ジャパン営業担当者の動きにも感銘を受けたという。

「Microsoft Teamsを活用した移行に関わる定例ミーティングもちろんですが、日々行なわれる一般業務に関するミーティングにも可能な限り参加してくれました。当社の従業員の細かい日常業務にも気を配りながら意見を拾い上げ、それに対するレスポンスも速いためとても助かりました」（笠井氏）

導入効果

ボリュームライセンス等の管理が容易になったことで
本来業務にリソースを使えるように

レノボ・ジャパン営業担当者との密な連携により、移行・導入作業はスムーズに進んで行き、2021年5月にはMicrosoft 365運用が開始。Microsoft 365の導入により、移行が完了した直後から、同社およびグループ企業の中からもポジティブな意見が挙がってきたとのこと。

「これまでは、社員の入退社のたびに手作業でライセンスを設定、管理していたため、担当者に負担がかかっていました。ADとの融和性が高くなったことで、ライセンスの管理が楽になり、本来の業務に集中できるようになりました」（笠井氏）

管理効率化だけでなく作業効率化の面でもメリットがあったとのこと。

「先にも述べましたように、関係企業とのデータのやりとりの中でExcel形式でのデータ提出を求められることがあったため、従来ではスプレッドシートで書類を作成し、Excel形式に書き出す必要があり、非常に手間がかかっていました。さらにスプレッドシートとExcelファイルの二重管理になっていたのも課題でした。ですが、Microsoft 365の導入により、使い慣れたExcelのみで完結するようになったため、管理効率性が向上し、作業効率も上がりました」（笠井氏）

今後の展望

PC、タブレットの全社導入とセキュリティ強化を検討

今後の展望について笠井氏は以下のように話している。

「いつもレノボ・ジャパンにはPCやタブレットについても良心的な価格で提供いただいており、今後は当社の従業員およびグループ企業の従業員が利用するハードウェアについてレノボ製品への移行を徐々に進めています。また、大規模コールセンターの委託事業などでは、ハードウェアについては同一機種を一括で導入する必要があります。それについてもレノボ・ジャパンと相談していく予定です」（笠井氏）

さらに、人材派遣業という特性上、個人データを非常にセンシティブに扱わなければならないことから、セキュリティシステムについても強化していく方針だ。

「Microsoft 365以外のさまざまなソリューションについても、セキュリティ対策をしながらクラウドサービスに移行していく考えです。総合的には、当社の環境をレノボに任せていければと考えています」（笠井氏）

引き続きレノボ・ジャパンは、業務連携やソリューション支援を通して信頼関係を深めていき、オープンループのITの取り組みを支援していくことだろう。