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導入について

テレワークとオフィスワークの両立により多様性を推進
制度も含めた会議システムの仕組み作りが急務となる

株式会社インターネットイニシアティブ（以下、IIJ）は、1992年の創業から一貫して、今や社会システムの基盤ともいえるインターネット関連サービスを提供し、ビジネスや生活のデジタルシフトを支援してきた。

その理念は社内の業務環境にも適用されており、テレワークが社会に浸透する以前からリモートワーク環境を構築し、多様性の実現に向け新しいワークスタイルを取り入れている。

こうした取り組みは、昨今の新型コロナウイルス感染症の拡大、いわゆるコロナ禍の長期化によって一気に加速を見せた。

IIJでは暫定的な措置として出社制限と強制的なテレワークへの移行を決定。技術や手法はもちろん、制度面も含めたテレワーク環境の整備を進めていく。

そのなかで顕在化してきたのは、オフィスとテレワーク環境間におけるコミュニケーション面での課題だった。同社のオフィスIT環境全体を管理し、テレワーク環境の構築・運用においても中心的な役割を担っている経営企画本部 事業基盤システム部 担当部長の関 一夫氏は、当時の状況をこう振り返る。

「テレワークの仕組み自体はコロナ禍以前から進めていましたが、弊社では『人と人が顔をつき合わせて新しいサービスを開発する』ことを重視しており、テレワーク一辺倒にするのではなく、オフィス環境とテレワーク環境の連携を模索してきました。そのなかで、全社的なコミュニケーションツールとして採用したMicrosoft Teams（以下、Teams）によるWeb会議の導入も進めていましたが、そこで課題となってきたのが、オフィス会議室に設置したビデオ会議システムとの連携です」（関氏）

IIJでは、直接的な対面コミュニケーションが企業文化として定着しており、2017年にOffice 365を導入してTeams（当時はSkype for Business）の利用を開始しても、なかなか浸透していかなかった。

同社の会議室の一部には、据え置き型ビデオ会議システムが導入されていたものの、場所を問わず、すべてのユーザーが会議に参加できるTeamsのWeb会議とはコンセプトが異なっており、2つの会議システムの混在によって、ユーザーの利便性低下と管理者の負荷増大が進行していた。

相互接続にも難があり、会議システム全体の仕組みを見直す必要があったと語るのは、事業基盤システム部 業務システム運用課でテレワークの利便性向上を中心とした業務を担う高橋美帆氏だ。

「2017年にOffice 365を導入してWeb会議の利用を促進しましたが、当時はWeb会議を日常的に利用する習慣がなく、従来からの会議室を利用したスタイルが踏襲されていました。コロナ禍によりテレワークが普及したことでWeb会議の利用は進みましたが、それでも自宅やオフィスの自席で声を出して会議に参加する方式には抵抗を感じるユーザーも多く、会議室とTeamsによるWeb会議をつなげるための仕組み作りが急務となりました。当時、一部の会議室に設置していたビデオ会議システムと相互接続するには複雑な手順を踏む必要があり、会議室向けのWeb会議ソリューションであるMicrosoft Teams Rooms端末（以下、Teams Rooms端末）への置き換えを検討しました」（高橋氏）

オフィス会議室に設置したビデオ会議システムを刷新し
Teamsを利用するリモートワーカーとの連携強化を図る

2018年から進められていたオフィス会議室のビデオ会議システム刷新では、2社のMicrosoft Teams Rooms端末が数台検証用に導入されたが、一方は製品仕様上の課題やコスト的な問題もあったことから、Teams Rooms端末としてレノボが提供している「ThinkSmart Hub」を採用。同年8月からは実証実験として社内会議室での運用を開始した。

検証を進めながら導入台数を徐々に増やし、実際の業務での利用を拡大していったと高橋氏。「検証を続けながら導入台数を増やしてコロナ禍に対応し、2020年9月に既存ビデオ会議システムからの置き換えを正式決定しました」と導入の経緯を語る。関氏は会議システムの刷新に踏み切った要因として、既存ビデオ会議システムのサービスが2023年に終了することに加え、コロナ禍により、Teamsを利用したWeb会議が経営層に認知されたことも追い風だったとする。

「2019年に出社を原則NGにしたことで経営や事業判断に関わる重要な会議などもTeamsで行われるようになり、役員、取締役、経営幹部のTeamsに対する認知度が急速に高まりました。従来のビデオ会議システムが高額なこともあり、オフィス会議室でTeamsを使ったWeb会議が行えるTeams Rooms端末への置き換えが決定されました」（関氏）

会議室のレイアウトや特性に合わせた製品選択が可能な
Microsoft Teams Rooms製品「ThinkSmart Hub」を採用

こうしてオフィス会議室へのTeams Rooms端末導入が正式決定し、各拠点の会議室への導入が進んでいく。数ある端末のなかからレノボのThinkSmart Hubを採用した要因として高橋氏が挙げるのは、会議室の環境に合わせて端末、カメラ、スピーカー、マイクなどを組み合わせられる柔軟性の高さだった。

「オフィス会議室の環境を見直すにあたり、もっとも重視したのはコミュニケーションにおける臨場感、すなわち会議室とリモートワーカーが違和感なく会議を行える環境を作り出すことです。

その実現には、会議室ごとに最適な機器を選択し、適切な場所に配置するなど全体を見ながら導入を進める必要があります。その意味でも、さまざまな機器を組み合わせられるThinkSmart Hubを採用して柔軟な配置が行えたことは、今回の取り組みにおける大きなメリットだと感じています。

たとえば弊社の中会議室は、ThinkSmart Hubのデバイス単体での使用範囲規定より少し大きく、ThinkSmart Barを組み合わせることで音声回りの問題をクリアしています。映像的にも、会議室全体が映り、目線の高さも自然なものにするためカメラを選択し、設置位置も調整。その結果、テレワーク環境からの参加者も自然に会議に参加できるような環境を構築することに成功しています」（高橋氏）

検討の結果、Lenovo ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms、ThinkSmart Hub 500といったMicrosoft Teams Rooms端末をはじめ、ThinkSmart Barなどの会議向けデバイスが採用され、会議室の大きさやレイアウトに合った組み合わせや配置を試行錯誤しながら調整していったと高橋氏。「レノボのサポートを受けながら、ユーザー側の視点はもちろん、管理者側の視点でも試行錯誤しながら最適な配置を目指しています。たとえばすべての機器を固定してしまうとメンテナンスや管理が大変になるため、場所に応じて設置方法も変えたりしています」と導入時の苦労と工夫を語る。

各拠点に追加予定含め約100台を導入
ThinkSmart Managerで管理も効率化

2020年9月からThinkSmart Hubの導入が加速し、現在は拠点を含めて国内で100台弱の置き換えが完了。既存のビデオ会議システムは国内で3台、海外拠点で9台のみとなり、複数の会議システムが混在する状況は解消されている。社内ではTeamsによるWeb会議を当たり前のように利用するワークスタイルが定着。高橋氏は、各拠点の会議室と会議室、いわば「空間」をつなぐというアプローチから、さまざまな場所にいる「ユーザー」をつなげるというアプローチへの意識改革を実現できたと導入効果を語る。

「今回の取り組みによってTeamsによるWeb会議のメリットが周知され、ユーザーからは出社時でもテレワークでも同じ感覚で会議に参加できると高い評価をいただいています。管理面でも、会議システムがTeamsに一本化できたためユーザーからの問い合わせも激減するなど、多くのメリットが得られています。拠点同士や社外関係者と行う会議のハードルも下がったと感じており、目標としている多様性、柔軟な働き方の実現に向けて効果的な一手になったと考えています」（高橋氏）

またIIJでは、ThinkSmart Hubの管理ツールとなる「ThinkSmart Manager」を積極的に活用し、効率化な管理を実現している。高橋氏は「離れた場所にあるThinkSmart Hub端末の状態を、PCのブラウザ画面から確認できるようになったことは大きなメリットです。

どのデバイスが会議に参加していて、どういったエラーが起きているのかもリアルタイムで確認できるため、トラブル発生時の初動を大幅に早めることができています」と、スムーズな導入・運用をサポートするThinkSmart Managerを高く評価している。

今後も、これまでビデオ会議システムが導入されていなかった会議室への導入を進めていく予定で、すでにThinkSmart Hub端末40台の追加導入を決定。さらに業務部門からオフィスの自部署にも端末を導入したいといった要望も出ているというす。事業基盤システム部を統括する関氏は、今後の展望についてこう語る。

「ThinkSmart Hubの配備を拡充し、オフィス会議室とテレワークスタイルのシームレスにつなぐ仕組みは構築できたと思います。台数が増えたこともあり、今後はいかに安定的に運用する仕組みを構築していくかが課題となります。その実現には、オフィス側のエンドポイントであるThinkSmart Hubと、Teamsをはじめ、テレワークを支援するOffice 365のソリューションをより効果的に活用していく必要があると考えています。そうした面も含め、レノボのさらなるサポートを期待しています」（関氏）

※本記事は2022年5月に取材した内容を基に構成しています。
記事内のデータや導入台数、組織名、役職などは取材時のものです。

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