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• 導入について

導入について

社員の意識改革・働き方改革を実現するため、オフィス移転とDXを推進

興和不動産株式会社と、株式会社新日鉄都市開発が経営統合して、2012年に発足した日鉄興和不動産株式会社（発足時は新日鉄興和不動産株式会社）。業界初の外国人向け高級賃貸マンション「ホーマット」や「リビオ」ブランドの分譲マンションなどの住宅事業や、「インターシティ」をはじめとしたビル事業を中心に、物流施設や不動産仲介など、総合デベロッパーとして事業を拡大してきました。

2018年、同社は前年に竣工した「赤坂インターシティAIR」に本社を移転しました。同社総務部部長の鶴田悟氏は「2012年に経営統合をして5年以上経ち、両社の融合は進みつつありましたが、統合によるシナジーが発揮されているかというと、まだ不十分な状態でした。

旧社屋は9階建てのビルであったため、異なる部門、業務上かかわりのない部門の人ちとの交流が少なく、正直風通しの良い環境といえる状態ではありませんでした。そこで、オフィスを二つのフロアに集約することで、社員同士のコミュニケーションを活発化し、自由闊達で働きがいのある職場をつくることを目的として、当社の旗艦ビルである赤坂インターシティAIRに移転しました。

また、オフィス移転を機に、働く場所を自由に選択することにより、クリエイティブな成果を生み出す、「ABW（Activity Based Working）」と「フリーアドレス」を導入、さらに、社内ミーティングは会議室ではなく、オフィスにあるオープンスペースで行うという「オープンコミュニケーション」を取り入れ、統合によるシナジー効果を引き出す環境を作り出しました」と語ります。

また、DX（デジタルトランスフォーメーション）も積極的に進めました。「以前のオフィスは『ザ・昭和』という感じで、書類の山、固定電話、デスクトップPCという風景が広がっていましたが、紙書類は1年かけて約7割削減し、フリーアドレス化に伴い『クリーンデスク』を実現、PCもノート型に全面更新し、固定電話も廃止しました。その結果、社員の意識改革も着実に進んできています」（鶴田氏）。

Microsoft 365の導入でMicrosoft Teamsに対応した端末が必要に

同社では2019年秋よりMicrosoft 365（旧Office 365 ）の導入を開始します。総務部 マネージャーの藤尾貴史氏は「2020年夏に予定されていたオリンピック・パラリンピック東京大会開催時のテレワーク推進、そしてさらなるDXの推進のために、Office アプリケーションだけでなく、コミュニケーションツールMicrosoft Teamsも包括した、 Office 365 を全社で導入することを決定しました」と語ります。　

そこで問題になったのがオンライン会議のシステムでした。

「実はそれまで、別のコミュニケーションツールを使っていて、会議室にはそのツール用の専用端末を置いていました。会議室では多くの人が集まるため、全員が個々のPCでオンライン会議に参加すると、各PCからの音声が錯綜してしまい、会話の内容が聴きにくくなります。そこで、会議室では専用端末を使ったほうがスムーズに会議ができるのです」（藤尾氏）。

コストパフォーマンスとシンプルさで 「ThinkSmart Hub 500 for Microsoft Teams」を選定

Microsoft Teamsへの移行が決まった段階で、専用端末もリプレースすることとなり、レノボの「ThinkSmart Hub 500 for Microsoft Teams」（以下、ThinkSmart Hub）と、別メーカーのTeams専用端末が選定の対象となりました。

「実際に両社から検証機を借りて検証しました。するとレノボのThinkSmart Hubは、配線もシンプルで、会議室にコンパクトに設置できるのに対し、もう一社の端末は配線が複雑で、サイズも大きく設置しにくいものでした。さらに、コスト面でもThinkSmart Hubが有利であり、すぐに導入を決定しました」（藤尾氏）。

地方拠点から展開をはじめ、設置し終わったのは2020年2月中旬でした。「ThinkSmart Hubはタッチパネルで直感的に操作ができるので、ITリテラシーのレベルに関わらず誰にでも使うことができると感じています。実際、各所でも短時間に使い方をマスターできたようです。特に専任のIT担当者がいない地方の拠点においては、特別なサポートを必要としないシンプルな操作性はユーザーにとっても、サポートする側にとっても大きなメリットだと考えています」（藤尾氏）。

「展開が終わった直後に、新型コロナウィルスの感染防止対策のため、全社的にテレワークとなり、図らずもTeams を使った会議が社内で頻繁に行われるようになりました。特に、地方に拠点を持つ部門では拠点側で積極的にThinkSmart Hubを使ってTeamsミーティングを行っているようです。本社はまだテレワーク推奨なので、なかなか活躍の場がありませんが、今後徐々に活用する場面は増えてくると思います」（鶴田氏）。

今後、事業の中でThinkSmart Hubが重要になってくる局面がくる可能性は高い

今後、ThinkSmart Hubが同社の中で大きな役割を担う可能性があると鶴田氏は言います。

「コロナ禍による半ば強制的なテレワーク体験により、意外と支障なく在宅で業務が遂行でき、生産性も高くなるという経験をした企業も多くあると思います。当社でもテレワーク体制に移行して以来、社長以下全役員と一部社員によるTeamsミーティングを毎朝行っています。会議自体は短く非常に効率的に運営されており、密度の濃いコミュニケーションを取ることができているので、経営層もオンライン会議のメリットを肌で感じています。

今後も、テレワークを推奨する形となっていくでしょう。このような形態になると、会議室で会議を行いながら、一部の出席者はリモートで参加することが常態化していくと思いますので、社内においてThinkSmart Hub はますます活用されていくと思います」。

さらに鶴田氏は「今後、どの企業もオフィスのあり方を真剣に再検討していくことが予想されます。当社としても主要事業であるビル賃貸事業を大きく変革していく必要性に迫られています。例えば、郊外にサテライトオフィスを展開することで、テレワーク需要に応えていくということも考えられるでしょう。このようなサテライトオフィスにファシリティの一つとして、ThinkSmart Hub のようなオンライン会議用の端末のニーズも高まっていくと思われます。いわゆる『ニューノーマル』と言われる様式への変革において、設置も、使用も容易なThinkSmart Hub の重要性は高まっていくのではないでしょうか」と語りました。

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