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導入について

外出先での利用促進に向けた働き方改革

ハウスメイトグループは賃貸住宅管理サービスのパイオニアとして知られる存在です。1974年に創業。以来、物件管理を出発点に仲介、リフォーム、保全にまで事業領域を広げ、その高い総合力で顧客の裾野を拡大させてきました。これまで築き上げてきた1万数千人以上の物件オーナーと約21万世帯の借主とのつながりは業界でもトップクラス。

現在はハウスメイトパートナーズを中核に、賃貸管理業務を行うハウスメイトマネジメント、仲介業務を行うハウスメイトショップ、建物のメンテナンスやリフォーム業務を行うハウスメイトワークスが緊密に連携して事業を展開しています。

そんなハウスメイトグループは重要なデータ管理のために、ホストコンピュータをいち早く導入するなどIT活用にも積極的です。その一環として社員へのPC配布も早期から取り組み、5年ごとのリプレースを機に環境を見直すことで活用を高度化させてきました。

2019年1月の次期リプレースに向けた検討話が持ち上がったのは2017年の初頭のことです。そこでは従来と同様、OSのサポート終了などへの対応策とともに新たなテーマも検討の俎上に上りました。

それが「働き方改革」です。背景には、外出の多い営業スタッフには従来からノートPCを配布していたものの、重くかさばる機種であるとともに、賃貸住宅管理の業務の多くが、いまだ紙ベースで行われていることから、社外での利用が進んでいなかったという事情がありました。

紙ベースの業務の電子化は、いずれの企業にとっても業務効率化に向けた課題の1つです。また、電子化によりペーパレス化、ひいてはコスト削減や情報共有の促進などの効果も併せて見込まれます。

ハウスメイトパートナーズのグループシステム本部 システム部でシステム運用課長を務める飯塚智文氏は、「ハウスメイトグループでは中長期の経営計画の策定に併せて、グループ全体でのPCの活用計画をIT部門と企画部門が共同で取りまとめています。

その中で、さらなる業務改善に向け、PCの利用シーンや活用範囲の拡大の必要性がすでに指摘されていました。無論、それらを一足飛びで実現することは長年の慣習やお客様の考えもあることから困難です。とはいえ、自社内の取り組みであれば、可能なところから広げることはできます。

そこで今回のリプレースでは、働き方改革を念頭に、指摘をどう製品選定に反映させるかも議論となったのです」と説明する。

5年サポートがThinkPad X1の採用の決め手に

議論では当初、セキュリティの観点から今回はリモートアクセスの利用は見送るものの、本格的な働き方改革の足掛かりとして軽量かつコンパクトなノートPCやタブレットPCに全PCをリプレースする案も検討されましたが、最終的にコスト面も考慮し、外出の機会が乏しい事務職などにはデスクトップPCを配布することにしました。同時に、Windows 10への全面移行とともに、全端末を特定メーカーから調達することも決定。

ハウスメイトパートナーズ グループシステム本部 システム部 システム運用課 アシスタントの國井美由紀氏は調達先の集約について、「当社は長らくIBMやレノボのThinkPadを中心に複数メーカーのPCも併用し、比較検討することで費用対効果の最適化に取り組んできました。

ただし、その弊害としてトラブル対応窓口が分散することにより管理業務が煩雑化しており、メーカーの一本化を通じてその解消を図ろうと考えました」と解説します。

リプレース対象となったPCはグループ全体の3000台。その選定要件として、「堅牢性」「サポート期間」「デザイン」などを定め、国内外を含めたメーカー7社に提案を依頼しました。その後、2017年10月には要件の達成度を総合的に判断して3社にまで絞り込みます。

そして、より詳細な検討の結果、セキュリティ面の心配が最も小さく、かつ、リプレースサイクルの5年のサポートにも対応することも決め手となり、最終的に重量を1.13kgにまで軽量化したレノボのノートPC「ThinkPad X1 Carbon」と、着脱可能なフルサイズのキーボードを搭載した2-in-1端末の「ThinkPad X1 Tablet」、コンパクトタイプのデスクトップPC「ThinkCentre Mシリーズ Tiny」に白羽の矢を立てました。

台数は、X1 Carbonが1700台、X1 Tabletが200台、ThinkCentre Tinyが1100台と約3分の2を働き方改革に向けたモバイル端末が占めました。

利用シーンを踏まえてノートとタブレットを使い分け

X1 Carbon／Tabletのいくつもの特長のうち、國井氏が特に高く評価したのが堅牢性です。

「ThinkPadの頑丈さはすでに理解していましたが、発売前の実機を試した感覚でも、車の中に投げ入れるなど、少々手荒い扱い方をしても大丈夫だと確信を持てました。また、高い剛性から軽量でありながらもキーボードの打鍵感が良いことも、外出先で長時間使う際のストレスを考えると大きなポイントでした」（國井氏）

X1 Tabletは、キーボードを取り外すことで撮影を簡単に行えることを評価し、管理物件の補修作業時などに記録用の写真を撮影する現場責任者向けに採用を決めたといいます。両機種には社外での利用を想定して、のぞき見防止用の「プライバシーフィルター」を装着することでセキュリティにも配慮を払いました。

ThinkCentre Mシリーズ Tinyは、賃貸仲介を行う「ハウスメイトショップ」各店での利用環境を踏まえた選択でもありました。店舗では管理すべき書類が無数に存在する半面で、店舗やデスクのスペースは限られます。

國井氏は、「デスクの下に本体を置く方法もありますが、それでは地震発生時にスタッフが隠れる際の障害になります。その点、ThinkCentre Mシリーズ Tinyであれば、ディスプレイの背面にぶら下げる要領で配置でき、スペースの問題を大きく解決できたのです」と選定理由を説明します。

レノボの調整力でリプレース期限を厳守

端末の社内展開が始まったのは2018年10月のことです。以後、年内中の完了に向けて、作業が急ピッチで進められました。その成果はすでに社内外でのPCの利用シーンの拡大として表れており、「PCの社外利用が増えることはもちろん、社内での携行も増え、会議などもペーパレスで行われることが増えました。これにより、会議直前まで資料に手を加えることで内容の密度や精度も向上し、情報共有にも確実に貢献しています」と飯塚氏。

また國井氏も「営業スタッフからは、スタイリッシュなデザインがお客様の信頼獲得に役立っているとの声も寄せられています」と頬を緩ませます。

もっとも、製品決定から展開までの間には紆余曲折もあったそうです。事務職向けの端末を当初のモバイル端末からデスクトップPCに切り替えたことはすでに述べた通りですが、「実は事務職も含め、外出しない社員がどれだけいるのかは、ハウスメイトの各店舗でなければ分かりませんでした」（國井氏）。

そのため、エリアを統括する拠点などへの聞き取り作業が新たに発生し、発注が予定より大幅に遅れるといったことで、期日までの調達が間に合わない可能性も浮上したのだそうです。

こうした状況の中、遅れの挽回に大きな役割を果たしたのがレノボの営業スタッフでした。飯塚氏は、「調達の先行きが不透明な中、レノボの営業スタッフには我々の状況を踏まえて、製造側の調整に注力してもらえました。そのかいもあり、何とか最悪の状況を回避することができました。これも、フットワークの軽さに加え、顧客本位の各種判断があればこそです」と振り返る。

また、國井氏によるとレノボのサポート品質は、他メーカーにくらべて圧倒的に高く、サポート窓口の一元化による効果にも、それだけ大きな期待を寄せています。國井氏は今回のリプレースを振り返ったうえで、今後を次のように展望します。

「今回の作業で、まずは働き方改革の第一歩を踏み出すことができました。しかし、取り組みはこれからが本番で、モバイルPCの永遠の課題であるバッテリーの長寿命化のほか、将来的な外出先でのリモートワーク時での携帯性とセキュリティの維持など、課題はまだまだ少なくありません。

その点、レノボのThinkPadは、これまでのノートPCにまつわる課題をいち早く解決してきた実績があり、技術とアイデアの両面で支援を受けつつ、今後も末永くパートナー関係を維持していきたいと考えています」

この課題を解決した製品・ソリューション